ว่าด้วยความเข้าใจเรื่อง KANBAN

ว่าด้วยความเข้าใจเรื่อง KANBAN

หลายๆท่านที่ติดตามให้ความสนใจกับเรื่องราวของ Productivity Improvement คงจะได้ยินเรื่องของ JIT - Just In Time หรือที่ใช้ภาษาไทยว่า “ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี” มาไม่มากก็น้อย แนวคิดของ JIT ได้รับการพัฒนาอย่างเป็นระบบจากบริษัทโตโยต้ามอเตอร์ และแพร่หลายจนกระทั่งกลายเป็นเนื้อหาหนึ่งที่วิชาการด้าน Production หรือ Operation Management มักจะต้องอ้างถึง และยังเป็นรากฐานต่อยอด ให้เกิดหลักการด้านการบริหารในคำอื่นๆอีกคือ “Lean” หรือ “Mass Customization” อีกด้วย

และถ้าได้ยิน JIT แล้วก็คงจะมีอีกคำหนึ่ง ที่คิดว่าผู้อ่านน่าจะผ่านหูผ่านตากันมาไม่น้อยด้วยเช่นกัน คือ Kanban ซึ่งในบางครั้งจะกลายเป็นเข้าใจไปด้วยซ้ำว่าระบบ JIT คือเรื่องเดียวกับระบบ Kanban ซึ่งเป็นเหตุที่มาที่ไปของบทความใน P-World ครั้งนี้ เพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องกับเรื่องราวของ Kanban ครับ

ก่อนจะเข้าถึงแนวคิด ขอเริ่มต้นด้วยคำอธิบายเบาๆเรื่องหนึ่งก่อนนะครับ เป็นคำถามที่ผมเคยได้รับตอนที่ไปอบรมเรื่อง JIT ที่โรงงานแห่งหนึ่ง ผู้เข้าอบรมถามผมว่า คำว่า Kanban นี้ ทำไมถึงอ่านว่า ”คัมบัง” ไม่อ่านว่า “คันบัน” หรือ “แคนแบน” ตามที่เขียนในภาษาอังกฤษ (จำได้ว่าสมัยเรียนหนังสือ อาจารย์ที่สอนผมแกอ่านว่า”แคนแบน”เหมือนกัน)

ในเรื่องนี้ก็ขออธิบายว่าการอ่านว่า”คัมบัง”นั้น (หรืออาจจะเป็น”คัมบัน”ก็พอไหว) เป็นการอ่านตามการออกเสียงที่พยายามให้ใกล้เคียงกับภาษาญี่ปุ่นมากที่สุด ซึ่งตามการเขียนในภาษาอังกฤษนั้น แม้ว่าตัวสะกดคือ ”..n” แต่ตามการออกเสียง จะมีตัวสะกดทั้งที่เป็น “..น” ”..ม” หรือ “..ง” ในภาษาไทย ซึ่งจะแตกต่างกันไปขึ้นกับแต่ละคำ ซึ่งคงไม่พูดถึงในรายละเอียดนะครับ เดี๋ยวจะกลายเป็นคอลัมน์สอนภาษาญี่ปุ่นไป

อีกจุดหนึ่งที่ต้องทำความเข้าใจกันก่อนคือ ตามแนวคิดของ JIT นั้น Kanban เป็นเพียงวิธีการหนึ่งเพื่อรองรับแนวคิดของ “ระบบดึง (Pull System)” เท่านั้น ถ้าไม่คุ้นชื่อฟังดูก็อาจจะรู้สึกแปลกๆนะครับ ระบบดึงนี้ ใช้เรียกเพื่อแสดงแนวคิดเปรียบเทียบกับอีกลักษณะหนึ่งในทางตรงกันข้ามคือ “ระบบดัน (Push System)”

ตามระบบทั้ง 2 นี้ ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดอยู่ที่ การตอบคำถามว่าผู้ที่ดึงหรือดันคือใคร ถ้าระบบดึงคือ ลูกค้า เป็นผู้ดึงจากผู้ผลิต แต่ถ้าระบบดันคือ ผู้ผลิต เป็นผู้ดันให้ลูกค้า คำว่าลูกค้าในที่นี้อย่าลืมว่าหมายรวมถึง ทั้งลูกค้าภายนอก และลูกค้าภายในคือกระบวนการถัดไปด้วยนะครับ

ทั้งระบบดึงและระบบดันนี้ เป็นการเปรียบเทียบเพื่อขยายความหมายของ JIT ที่กล่าวว่าการผลิต รายการที่ต้องการ ในปริมาณที่ต้องการ และในเวลาที่ต้องการ ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อกระบวนการหรือการผลิตนั้น ทำแต่เฉพาะความต้องการจริงที่เกิดขึ้น หรือคือระบบดึงนั่นเอง

ในภาพจะเห็นว่า ในระบบดึง กระบวนการที่ 1 (กระบวนการที่ 1 นี้ อาจจะเป็น Store หรือ Warehouse ก็ได้ครับ) จะผลิตหรือส่งชิ้นงานให้กับกระบวนการที่ 2 ก็ต่อเมื่อกระบวนการที่ 2 ต้องการ ในขณะที่ถ้าเป็นระบบดันนั้น กระบวนการ 1 จะทำโดยที่ไม่สนใจว่าลูกค้าของตนเอง คือกระบวนการ 2 มีความต้องการหรือไม่ ดังนั้นสิ่งที่ผลิตออกมา เมื่อไม่ตรงกับความต้องการของกระบวนการ 2 ก็จะกลายไปเป็นงานระหว่างผลิตหรือ Work In Process โดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็น

โรงงานทั่วไปหลายๆแห่ง ฝ่ายผลิตจะมีหลายแผนกหรือหลายทีม แบ่งกันไปตามกระบวนการต่างๆ ซึ่งแต่ละทีมก็จะทำงานไปกันแบบต่างคนต่างทำ ทั้งๆที่จริงๆแล้วเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องเชื่อมโยงประสานกัน และแม้ว่ากระบวนการถัดไปจะมีปัญหาใดก็แล้วแต่ที่ทำให้ไม่สามารถรับงานได้ กระบวนการก่อนหน้าก็จะไม่สนใจ โดยยึดเป้าหมายของหน่วยงานตนเองเป็นหลัก  ถ้าเปรียบแล้วลักษณะเช่นนี้ก็คือระบบดันนั่นเอง 

หลังจากเห็นภาพของการเปรียบเทียบระบบดึงและดันแล้ว Kanban เป็นเครื่องมือที่ถูกนำมาใช้ เพื่อให้การผลิตมีความเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการกันโดยการดึงกันเป็นทอดๆ ดังนั้นจากจุดเริ่มต้นคือลูกค้าซึ่งเป็นผู้ดึงผลิตภัณฑ์จากโรงงาน โรงงานจึงต้องมีการผลิตเข้ามาทดแทน หลังจากนั้นทุกๆกระบวนการก็จะดึงๆกันตามมา ตั้งแต่กระบวนการสุดท้าย มาจนกระทั่งถึงการดึงวัตถุดิบจาก Supplier

จากที่ได้กล่าวไปในตอนต้นนะครับว่า Kanban เป็นวิธีการหนึ่งของระบบดึงเพื่อใช้ในการสื่อสาร ซึ่งในทางปฏิบัติสามารถมีวิธีการสื่อสารได้ตั้งหลายแบบ ไม่ใช่เป็นแต่เฉพาะ Kanban วิธีอื่นๆก็อย่างเช่น การใช้สัญญาณไฟ หรือภาชนะบรรจุชิ้นส่วน เป็นต้น ดังนั้นการเลือกวิธีการตามความเหมาะสมและความสะดวกของกระบวนการ จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดระบบงานที่ดี

หลังจากเข้าใจหลักการพื้นฐานของระบบดึงแล้ว ก่อนที่จะมาอธิบายกันว่า Kanban คืออะไรมีตัวอย่างหน้าตาแบบไหน และมีวิธีการใช้งานอย่างไร ผมมีเกร็ดที่มาที่ไปมาเล่าสู่กันฟัง ถ้าผมบอกว่า การพัฒนาของระบบดึงและการใช้ Kanban มีความเชื่อมโยงกับ Supermarket พอจะจินตนาการได้ไหมครับว่ามันไปสัมพันธ์กันอย่างไร

สมมติว่าอย่างนี้นะครับ ตัวท่านเป็นพนักงานประจำ Supermarket แห่งหนึ่ง หน้าที่ของท่านคือ จัดข้าวของต่างๆเรียงขึ้นไปบนชั้น ถามว่าท่านจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องจัดสินค้าใดขึ้นชั้น วิธีการง่ายมากใช่ไหมครับ ก็แค่ดูว่าสินค้าตัวไหนลูกค้าหยิบซื้อไป ก็เอาตัวนั้นกลับเข้ามาเติม ถ้ารายการไหนยังไม่มีลูกค้าซื้อ ก็ไม่ต้องจัดของขึ้นชั้น ดังนั้นของบนชั้นจะมีจำนวนตามมาตรฐานที่กำหนดไว้เสมอ ซึ่งวิธีการแบบนี้ก็คือระบบดึงตามที่เราคุยกันไปแล้วนั่นเองใช่ไหมครับ

เปรียบเทียบภาพเช่นนี้กับแนวคิดของระบบการผลิตของ JIT คือการทำให้ชิ้นส่วนทุกชิ้นที่อาจต้องใช้ อยู่ข้างสายการผลิต เพื่อว่าเมื่อต้องการใช้วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนใด ก็จะมีความพร้อมอยู่ในกระบวนการตลอดเวลาเสมอ และด้วยแนวคิดเช่นเดียวกับ Supermarket ที่เราพูดถึงไป การป้อนชิ้นส่วนเข้าสายการผลิต รวมถึงการสั่งชิ้นส่วนจาก Supplier จะทำก็ต่อเมื่อชิ้นส่วนนั้นถูกดึงไปแล้วเท่านั้น

การนำแนวคิดของ Supermarket มาใช้จริงในโรงงาน ต้องมีการสร้างระบบสื่อสารว่าชิ้นส่วนนั้นถูกใช้ไปแล้ว เพราะถ้าเป็นกรณีของ Supermarket ก็อาจจะแค่เดินดูว่ามีรูโบ๋ตรงไหนก็จัดเติมเข้าไป แต่ในโรงงานที่พื้นที่กว้างขวางกว่า และความเคลื่อนไหวเร็วกว่ามาก จะมาคอยเดินดูคงจะไม่ไหว แผ่น Kanban จึงเกิดขึ้น โดยกำหนดเป็นมาตรฐานง่ายๆว่า เมื่อชิ้นส่วนถูกดึงไป แผ่น Kanban นี้ก็จะหมุนไปให้ผู้จัดเตรียมทราบและนำกลับมาเติมตามระบบดึง ตัวอย่างของหน้าตา Kanban ก็อย่างเช่นในภาพประกอบครับ

( ภาพประกอบตามหนังสือ Visual Control หน้าที่ 37 ภาพที่ 16-2 )

นอกเหนือจากแนวคิดระบบดึง เพื่อนำชิ้นส่วนที่ต้องการกลับเข้ามาเติมในกระบวนการ ซึ่ง Kanban ลักษณะเช่นนี้ถ้าภาษาของโตโยต้า จะเรียกว่า Part Withdrawal Kanban หรือ Kanban เบิกของ หรือ Kanban เบิกชิ้นส่วน ซึ่งใช้ในการดึงกันระหว่างกระบวนการและ Warehouse หรือเชื่อมระหว่าง Warehouse ของ Toyota เองกับ Supplier และยังมีการสื่อสารอีกลักษณะหนึ่ง ที่ใช้ในการเชื่อมระหว่าง Stock กับกระบวนการ ที่เรียกว่า Production Ordering Kanban หรือ Kanban สั่งผลิต อีกด้วยครับ

เพื่อให้เข้าใจกับ Kanban ได้ลึกลงไปว่ามีวิธีการใช้อย่างไร ผมลองเขียนออกมาเป็นแผนภาพแบบนี้นะครับ เริ่มต้นจากสมมติว่ามีกระบวนการที่ 1 และกระบวนการที่ 2 เช่นเดิม แต่เพื่อให้ใกล้กับความเป็นจริงที่ ทั้ง 2 กระบวนการนี้ไม่ได้เป็นระบบที่ต่อเนื่องกัน ดังนั้นในระหว่างกระบวนการก็จะมี Work In Process หรืองานระหว่างผลิตอยู่ด้วย

ระบบการผลิตในปัจจุบันคือ เมื่อกระบวนการที่ 1 ผลิตเสร็จก็จะเก็บเข้า Stock (นับเป็น Stock หลังกระบวนการ) หลังจากนั้นจึงถูกจัดส่งไปยังกระบวนการที่ 2 แต่ก่อนจะเข้ากระบวนการจริงๆ ยังมี Stock อีกจำนวนหนึ่ง สมมติว่าอยู่บนกระบะในชั้นเก็บชิ้นส่วน หลังจากนั้นชิ้นส่วนจึงจะถูกนำไปใช้ในกระบวนการที่ 2 ซึ่งลักษณะทั่วไปของหลายๆโรงงานก็จะมักเป็นแบบนี้

          ถ้าระบบการผลิตของกระบวนการเช่นนี้เป็นระบบดันนั่นหมายถึง กระบวนการที่  1 จะผลิตโดยไม่สนใจว่า กระบวนการที่ 2 จะต้องการหรือไม่ แต่ถ้าเป็นไปตามแนวคิดระบบดึงแล้ว กระบวนการที่ 1 จะทำมาเพื่อเติมชิ้นส่วนใน Stock ที่ถูกดึงไปเท่านั้น ลองมาขยายความกันนะครับว่า Kanban ถูกนำไปใช้อย่างไร เพื่อให้เกิด”ระบบดึง”ได้ขึ้นมา

จากภาพหลักข้างต้นนำมาเขียนขยายเป็นตัวอย่างการใช้ Kanban ทั้ง 2 ลักษณะคือ “เบิกชิ้นส่วน” และ “สั่งผลิต” โดยการเบิกชิ้นส่วนนั้น เป็นการเชื่อมกันโดย “ชั้นเก็บชิ้นส่วน” ดึงจาก “Stock หลังกระบวนการ“ ส่วนการสั่งผลิตเป็นการเชื่อมกันโดย “Stock หลังกระบวนการ“ ดึงจาก “กระบวนการ 1” ซึ่งในทางปฏิบัติ ระบบดึงอาจจะอยู่ในรูปแบบอื่นอีกก็ได้นะครับ

เริ่มต้นกันที่วงจรที่ 1 คือการเบิกชิ้นส่วนจาก Stock หลังกระบวนการ 1 มาตรฐานงานคือ กระบะใส่ชิ้นงานทุกชิ้น จะต้องมี Kanban ติดอยู่ดังในภาพ เมื่อใดที่ชิ้นส่วนถูกหยิบไปใช้ พนักงานจะต้องถอด Kanban ออก แล้วนำไปใส่ไว้ ณ จุดที่กำหนด ตามภาพสมมติเรียกกล่องที่ใส่ว่า Kanban Post เหมือนกันกับตู้ไปรษณีย์ที่เอาไว้ใส่จดหมาย แต่นี่เอาไว้ใส่ Kanban ของชิ้นส่วนที่ถูกดึงไปใช้

ถัดมาจะมีพนักงานทำหน้าที่เก็บ Kanban แล้วแต่มาตรฐานที่จะต้องกำหนดกันว่า เก็บทุกๆช่วงเวลาเท่าไหร่ เช่นทุกชั่วโมง ทุก 2 ชั่วโมง Kanban จะถูกส่งไปที่ Stock หลังกระบวนการ 1 พนักงานที่ประจำที่ Stock ก็จะส่งมอบชิ้นส่วนไปที่ชั้นเก็บชิ้นส่วนตาม Kanban ที่ได้รับเท่านั้น ถ้าไม่มี Kanban มา ก็ห้ามจัดส่งชิ้นส่วนเข้าไป เพราะจะเป็นสิ่งที่ลูกค้าคือกระบวนการที่ 2 ไม่ต้องการ

ชิ้นส่วนที่จัดเสร็จจะถูกส่งกลับเข้ากระบวนการเพื่อเติมสิ่งที่ถูกใช้ไป โดยที่ทุกกระบะต้องมี Kanban ติดไปด้วย ครบรอบเป็นวงจรหมุนเวียนในกระบวนการ  

Kanban ลักษณะเช่นนี้ ต้องมีการคำนวณว่าต้องใช้ Kanban จำนวนกี่ใบ จึงจะมีชิ้นส่วนเพียงพอหมุนเวียนในกระบวนการ และในขณะเดียวกันก็ไม่มากไปจนเกินความจำเป็น

หันมาดูที่วงจรที่ 2 บ้างเป็นวงจรเพื่อให้สิ่งที่กระบวนการที่ 1 ผลิต เป็นไปตามระบบดึงเท่านั้น ในที่นี้สมมติว่ากระบวนการที่ 1 นั้นเวลาผลิตจะเป็นระบบ Lot Size เช่นเป็นเครื่องปั๊มขึ้นรูป หรือเครื่องฉีดพลาสติก ที่ต้องมีการเปลี่ยนแม่พิมพ์ ดังนั้นจะมีการกำหนด Minimum Lot Size หรือจำนวนขั้นต่ำในการผลิตแต่ละครั้ง Kanban อีกลักษณะหนึ่งจะถูกนำมาเพื่อใช้ในระบบการสั่งผลิต

ลองมาเริ่มกันที่ว่า ชิ้นงานใน Stock จะถูกส่งไปให้กระบวนการที่ 2 ตามวงจรที่เราว่ากันไปแล้ว ดังนั้นจึงต้องสร้างระบบเพื่อให้กระบวนการที่ 1 ผลิตกลับเข้ามาเติม แต่อย่างที่ว่าไปแล้วเนื่องจากมีเงื่อนไขของ Minimum Lot Size ดังนั้นตัว Kanban สั่งผลิตจะวาง ณ ตำแหน่งที่ต้องสั่งผลิตเพื่อกลับเข้ามาเติม หรือถ้าพูดเป็นภาษาวิชาการ ก็คือ อยู่ ณ จุด Reorder Point นั่นเอง

ดังนั้นเมื่อใดที่ Stock แตะระดับที่ว่า ก็สร้างระบบให้พนักงานดึง Kanban ออกจากชิ้นงาน ตามภาพยกตัวอย่างเป็นว่า มาตรฐานของ Lot Size คือที่การผลิต 3 กระบะ และจุด Reorder Point คือเมื่อเหลือ 1 กระบะ ดังนั้นเมื่อใดที่เหลือชิ้นงานเพียง 1 กระบะ พนักงานก็จะถอด Kanban ออก และนำไปส่งให้กระบวนการ ซึ่งในที่นี้สมมติว่า ทำเป็นบอร์ดวางอยู่ข้างกระบวนการ

พนักงานที่ประจำอยู่ข้างกระบวนการ 1 จะผลิตอะไรก็ขึ้นอยู่กับว่ามี Kanban ของชิ้นงานใดที่วิ่งเข้ามาหา ถ้าไม่มีก็ไม่ผลิต ดังนั้นถ้ามาไล่กระบวนการกันต่อ เมื่อถึงตามคิวแล้วกระบวนการที่ 1 ก็ผลิตตามมาตรฐาน Lot Size คือ 3 กระบะ กลับเข้าไปเติมใน Stock เป็นวงจรเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

คงพอจะได้ภาพนะครับ สังเกตเห็นไหมครับว่า ถ้าระบบเดินไปได้ตามนี้ การควบคุมกระบวนการจะทำอยู่ที่หน้างาน โดยตัวระบบงานสามารถควบคุมตนเองได้เลย แต่ระบบเช่นนี้มีเงื่อนไขอยู่พอสมควรตรงที่ ประมาณการใช้ชิ้นส่วนต้องนิ่งหรือไม่มีความผันผวนมากนัก และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงปริมาณการผลิต ต้องมีการปรับระบบตามไปด้วย เช่น ต้องปรับจำนวน Kanban เบิกของดังที่ได้กล่าวไปแล้ว สำหรับกรณี Kanban สั่งผลิต จุด Reorder Point คือสิ่งที่ต้องกำหนดตามแผนการผลิตที่เป็นไป

เอาละครับคราวนี้การนำ “ระบบดึง” หรือ “Kanban” ไปใช้คือสิ่งที่ต้องออกแบบระบบและสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานขึ้นมา พร้อมกับการพัฒนาพนักงานที่กระบวนการให้มีความเข้าใจ และปฏิบัติตามมาตรฐานอย่างเคร่งครัด ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้การพัฒนาระบบ และต้องใช้เวลาในการพัฒนาทีเดียว

วงจรของ Kanban ที่นำมาอธิบายนี้ คือระบบที่เป็นอยู่ของโตโยต้าในปัจจุบัน ทั้งการสั่งผลิตและการเรียกชิ้นส่วน สิ่งที่มีชื่อเสียงคือการใช้ Kanban เพื่อเชื่อมระหว่างโรงงานของตนเองและ Supplier โดยการกำหนดให้ Supplier ส่งชิ้นส่วนให้ตนเองตามที่มี Kanban ส่งไปเท่านั้น ตามระบบดึงที่ได้คุยกันไปแล้ว และต่อไปในอนาคตก็เชื่อได้ว่า ด้วยระบบ IT ที่พัฒนามากขึ้น หน้าตาของ Kanban ก็คงจะเปลี่ยนไป กลายเป็นสัญญาณ Electronics ที่วิ่งเชื่อมต่อระหว่างบริษัทและ Supplier ในที่สุดนะครับ

คงพอเห็นภาพกันนะครับ ลองพิจารณาว่าอาจจะนำแนวคิดที่ว่ากันมายืดยาวไปใช้กับระบบการทำงานของท่านอย่างไรได้บ้าง ความเปลี่ยนแปลงในเรื่องใหญ่ๆเริ่มต้นจากการดำเนินการในสิ่งเล็กๆครับ